1. GÉNÉRALITÉS

La Fondation J. Harper Kent inc. (la « Fondation ») est un organisme de bienfaisance qui octroie au mérite ou selon les besoins des bourses d’études à des étudiants de la région de Bathurst. Dans le cadre de cette mission, la Fondation traite chaque année les candidatures présentées par les étudiants pour ces bourses d’études.

La Fondation comprend l’importance de protéger la confidentialité des renseignements personnels et l’importance de la sécurité des informations confidentielles de toute nature. Nous avons élaboré la présente politique de confidentialité (la « Politique ») pour vous informer de nos pratiques en matière de confidentialité, y compris la manière dont nous recueillons, utilisons et communiquons vos renseignements personnels.

Veuillez prendre note que la Fondation se réserve le droit de mettre à jour ou de modifier la présente Politique à tout moment. Nous vous informerons de toute modification en publiant une version mise à jour de la Politique sur notre site Web. C’est la version la plus récente de la présente Politique qui régira l’utilisation de vos renseignements personnels par la Fondation. Il vous incombe de rester à l’affut des mises à jour. En continuant d’accéder au site Web de la Fondation après que des modifications ont été apportées à la présente Politique, vous convenez d’être lié par les modalités révisées.

2. CONSENTEMENT RELATIF AUX RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

En créant un compte ou un profil sur notre site Web (le « Profil ») ou en remplissant et en déposant le formulaire de candidature (chaque formulaire ainsi déposé par vous étant une « candidature »), par courrier postal ou par l’entremise du site Web de la Fondation, vous nous autorisez à recueillir vos renseignements personnels directement auprès de vous et auprès d’autres personnes (telles que vos répondants, les établissements où vous avez étudié, etc.), dans la mesure nécessaire pour examiner les candidatures aux bourses d’études accordées au mérite ou selon les besoins, pour administrer et contrôler l’octroi des bourses, ainsi qu’à d’autres fins accessoires décrites dans la présente Politique (conjointement les « fins autorisées »). Vous acceptez également que nous communiquions à l’établissement d’enseignement supérieur que vous désignez dans votre formulaire de candidature (l’« établissement d’enseignement supérieur »), les renseignements personnels que vous nous fournissez, ainsi que d’autres renseignements personnels que nous recueillons en lien avec votre candidature.

3. RENSEIGNEMENTS QUE NOUS RECUEILLONS

La Fondation recueille et traite des renseignements personnels en vertu de la présente Politique. Nous ne vendrons pas, ne diffuserons pas ni ne louerons ces renseignements à d’autres parties, sauf dans les cas prévus dans la présente Politique.

Les renseignements personnels remis à la Fondation, entre autres par l’intermédiaire de son site Web, d’applications mobiles ou d’un formulaire prévu à cet effet, sont traités de manière confidentielle, sauf s’ils sont communiqués en vertu de la présente Politique ou de toute obligation légale.

Dans le cadre de nos différentes activités, nous pouvons recueillir et utiliser des renseignements personnels par l’intermédiaire de notre site Web, d’un site pour cellulaires et d’applications. Ces renseignements peuvent être acquis directement auprès de vous, ou on peut les recueillir auprès de tiers auxquels vous avez donné votre consentement pour qu’ils nous les communiquent. Notre politique quant à la manière dont les renseignements personnels qui nous sont confiés sont recueillis, utilisés, communiqués ou conservés correspond aux principes énoncés dans la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (« LPRPDE ») du Canada. Le terme « renseignements personnels » s’entend au sens prescrit dans la LPRPDE, telle que modifiée de temps à autre.

Nous recueillons vos renseignements de différentes manières :

• Témoins et suivi. Grâce aux témoins et au suivi, nous pouvons suivre certains renseignements, y compris : a) le nombre d’utilisateurs qui consultent chacune des parties de notre site Web; b) les fonctionnalités utilisées; c) le nombre de nos utilisateurs qui se servent d’une certaine résolution d’écran, et d) le type de navigateur qu’ils utilisent.
• Données du profil. Quand vous inscrivez avec un compte et créez un profil, on vous demandera de fournir certains renseignements, notamment, mais sans s’y limiter, votre nom, votre adresse de courrier électronique, votre nom d’utilisateur, votre mot de passe, votre adresse, votre numéro d’assurance sociale, votre numéro de téléphone, etc.
• Renseignements des candidatures. Chaque fois que vous remplissez un formulaire de candidature, les renseignements de votre profil seront automatiquement importés dans ce formulaire. On vous demandera également de fournir certains autres renseignements, notamment, mais sans s’y limiter, votre nom, votre numéro d’identité étudiante, votre parcours scolaire, votre cheminement professionnel, les bourses obtenues autres que de la Fondation, les renseignements financiers de votre foyer, etc.

4. COMMENT NOUS UTILISONS VOS RENSEIGNEMENTS

Tous les renseignements personnels recueillis par la Fondation ne sont utilisés qu’aux fins autorisées. Dans le cadre de ces fins, les candidats doivent également s’attendre à ce que les renseignements recueillis par la Fondation puissent éventuellement être utilisés et communiqués afin de :

• communiquer avec vous au sujet de votre candidature;
• répondre à vos demandes de renseignements et à vos requêtes;
• traiter et évaluer votre candidature, et prendre des décisions relativement à l’octroi de bourses d’études au mérite ou selon les besoins;
• protéger nos systèmes et l’intégrité de notre processus de vérification.

Aux fins de l’évaluation des candidatures et de l’administration de l’octroi des bourses, le comité de sélection a accès à votre profil (à l’exception de votre nom d’utilisateur et de votre mot de passe), ainsi qu’à des sommaires pluriannuels des candidatures que vous avez déposées et de votre historique en matière de bourses reçues.

Les renseignements personnels recueillis par la Fondation sont conservés de manière confidentielle. Les membres du comité de sélection et leurs mandataires ne sont autorisés à accéder aux renseignements personnels que dans la mesure nécessaire à la réalisation des fins autorisées. Des mesures de protection raisonnables sont en place pour garantir que les renseignements personnels ne soient pas communiqués ou diffusés au-delà de ce qui est raisonnablement nécessaire pour en arriver aux fins autorisées pour lesquelles ils ont été recueillis.

Nous conservons les renseignements personnels que vous fournissez à la Fondation pendant les durées suivantes :

• Les candidatures peuvent être conservées tant que vous maintenez un profil.
• Votre profil sera conservé jusqu’à la plus hâtive des deux dates suivantes : i) le jour de la réception par la Fondation d’un avis écrit où vous demandez à la Fondation de désactiver votre profil, et ii) le jour suivant l’expiration d’une période de sept (7) ans après le dépôt le plus récent de votre candidature.

À l’expiration de la période en question, les renseignements personnels associés à votre candidature ou à votre profil, selon le cas, sont détruits ou supprimés de manière sécurisée.

5. COMMUNICATION DE VOS RENSEIGNEMENTS

Les renseignements personnels que vous remettez à la Fondation ne seront pas vendus, diffusés ou loués à des organismes extérieurs, sauf comme le prévoit la présente Politique. Nous pouvons communiquer vos renseignements des manières suivantes :

• Nous publions sur notre site Web les noms des récipiendaires courants de la bourse annuelle générale et tenons à jour une liste évolutive de tous les lauréats de la bourse pluriannuelle Dr J. Harper Kent, accompagnée des biographies et des photos des récipiendaires de cette dernière bourse.
• Nous communiquons les renseignements personnels à votre établissement d’enseignement supérieur.
• Nous pouvons transmettre vos renseignements personnels, dans la mesure nécessaire aux fins autorisées, à des tiers qui fournissent des services en notre nom, tels que des fournisseurs de services d’hébergement, de stockage et de traitement des données, ainsi qu’à des vérificateurs chargés d’analyser nos systèmes pour garantir la protection de vos renseignements personnels.

De plus, nous pouvons utiliser et communiquer vos renseignements lorsque nous estimons qu’une telle utilisation ou communication est autorisée, nécessaire ou appropriée :

• en vertu des lois qui s’appliquent;
• pour nous conformer à une procédure judiciaire ou à d’autres obligations légales, y compris nos obligations contractuelles;
• pour répondre aux demandes des instances gouvernementales;
• pour protéger nos activités et celles des établissements d’enseignement supérieur ou d’autres tiers;
• pour protéger nos droits, notre confidentialité, notre sécurité et nos biens, ainsi que ceux de nos sociétés affiliées, de vous-même et d’autres entités;
• pour nous permettre d’exercer les recours disponibles ou de limiter les dommages que nous pourrions subir.

6. VOS DROITS ET ACCÈS

Vous pouvez consulter les renseignements personnels que vous avez fournis en vous connectant à votre profil en passant par notre portail étudiant. Si vous souhaitez demander des modifications ou la suppression de vos renseignements personnels, veuillez communiquer avec nous à l’adresse scholarship@jharperkent.ca.

7. QU’EST-CE QU’UN TÉMOIN ET COMMENT LES UTILISONS-NOUS?

Le site Web de la Fondation se sert de témoins pour recueillir et stocker certains renseignements conformément à la présente Politique. Un « témoin » est un petit fichier texte envoyé par un site Web et stocké sur l’ordinateur de l’utilisateur par son navigateur Web. Lorsque vous consultez un site qui utilise des témoins, un témoin s’enregistre sur votre ordinateur ou votre appareil mobile. Lors de votre prochaine consultation du site, votre appareil se souviendra d’informations utiles telles que vos préférences, les pages consultées ou vos options de connexion.

Les témoins sont largement utilisés pour ajouter des fonctionnalités aux sites Web ou pour garantir qu’ils fonctionnent plus efficacement pour les utilisateurs. Lorsque vous vous inscrivez sur notre site Web et que vous l’utilisez, celui-ci envoie des témoins à votre ordinateur. Les renseignements stockés dans nos témoins sont utilisés pour vous fournir des renseignements sur mesure. Si vous avez utilisé une partie de notre site Web ou une de ses fonctionnalités, nous pouvons en garder la trace et nous en servir pour nous aider à modifier le contenu du site Web ou certains aspects de son cadre de fonctionnement.

La plupart des navigateurs Web permettent de contrôler, de restreindre ou de bloquer les témoins à l’aide des paramètres du navigateur; toutefois, si vous désactivez les témoins, cela peut nuire à votre capacité d’utiliser certaines parties de notre site Web. Pour en savoir plus au sujet de l’utilisation des témoins, prière de consulter le site Web : https://www.aboutcookies.org.

8. SÉCURITÉ

La Fondation met en œuvre des mesures de sécurité raisonnables propres au secteur, destinées à protéger nos systèmes contre tout accès non autorisé aux renseignements personnels, et contre toute utilisation non autorisée. Nonobstant ces mesures, aucune collecte, aucun stockage ni aucune transmission de renseignements sur Internet, sur des sites Web ou par tout autre moyen, ne peut être garanti sûr à 100 %, et par conséquent, nous ne pouvons pas assurer, garantir ni certifier la sécurité de ces renseignements personnels. Tout accès à notre site Web, ainsi que la fourniture de renseignements personnels par l’entremise de votre profil ou d’une candidature, se fait à vos propres risques.

En aucun cas, la Fondation, ses administrateurs, dirigeants, mandataires ou employés ne pourront être tenus responsables de pertes, dommages ou frais de quelque nature que ce soit, découlant ou liés de quelque manière que ce soit à l’utilisation par une personne du site Web de la Fondation, à la création d’un profil, au dépôt d’une candidature ou à la communication de renseignements personnels à la Fondation. Sans limiter la portée générale de ce qui précède, la Fondation ne sera en aucun cas tenue responsable de dommages-intérêts pour perte de données ou de renseignements ou toute autre perte pécuniaire, de dommages-intérêts particuliers ou de tout autre dommage lié à ou découlant de l’utilisation par une personne du site Web de la Fondation, de la création d’un profil, du dépôt d’une candidature ou de la remise de renseignements personnels à la Fondation.

Les communications vocales ou par la poste, les télécopies et les transmissions de données sur Internet sont toutes susceptibles de donner lieu à une perte, à un acheminement erroné, à une interception et à une mauvaise utilisation des renseignements communiqués ou transmis. Vous pouvez empêcher tout accès non autorisé à votre compte et à vos renseignements personnels en choisissant et en sécurisant correctement votre mot de passe d’accès et en limitant l’accès à votre ordinateur, à votre appareil et à votre navigateur. Vous devez toujours vous déconnecter après avoir accédé à votre compte.

Nos serveurs, sur lesquels sont stockées vos renseignements personnels, sont situés au Canada et respectent les normes de sécurité en vigueur dans le secteur. Nous pouvons faire appel à des services et fournisseurs tiers qui peuvent conserver vos renseignements conformément à leurs propres politiques.

9. VIOLATION

La Fondation agit dans le respect de toutes les lois qui s’appliquent en matière de protection de la vie privée. La Fondation s’engage à respecter les lois qui s’appliquent et à fournir aux utilisateurs une assistance raisonnable pour leur permettre de se conformer à ces lois qui s’appliquent à l’utilisation, à l’accès ou à la communication non autorisés de renseignements personnels.

10. ACCÈS, QUESTIONS ET PRÉOCCUPATIONS

Vous pouvez communiquer avec nous aux coordonnées ci-dessous si vous avez une question ou une plainte au sujet de notre politique de confidentialité ou de protection de la vie privée et de son application à nos sites Web en général.

J. Harper Kent Charitable Foundation Inc.
Case postale 1177
Bathurst (Nouveau-Brunswick)
Canada
E2A 4H9

scholarship@jharperkent.ca